Die Archivierungspflicht verlangt, dass Rechnungen – auch elektronische – über mehrere Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD.
Aufbewahrungsfristen
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Rechnungen (alle) | 10 Jahre | § 14b UStG, § 147 AO |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 HGB |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Anforderungen
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Das heißt: Das Originalformat bleibt erhalten – bei ZUGFeRD die komplette PDF mit eingebettetem XML, bei XRechnung die XML-Datei. Die Datei muss unveränderbar gespeichert sein, vollständig vorliegen und für eine Steuerprüfung jederzeit innerhalb angemessener Frist maschinell auswertbar bleiben.
Was nicht reicht
- Ablage im E-Mail-Postfach ohne Sicherung
- Ausdruck und Vernichtung des Originals
- Konvertierung in ein anderes Format (z. B. nur PDF aus einer ZUGFeRD-Datei)
Praxis
Üblich ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit revisionssicherer Speicherung. Cloud-basierte Buchhaltungslösungen erfüllen diese Anforderungen in der Regel out of the box, lokale Ablagen erfordern zusätzliche organisatorische Maßnahmen wie eine Verfahrensdokumentation nach GoBD.