Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie wurden vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und definieren, wie digitale steuerrelevante Unterlagen behandelt werden müssen.
Für E-Rechnungen sind sie zentral: Wer eine Rechnung elektronisch empfängt, muss sie GoBD-konform speichern.
Kernanforderungen
- Unveränderbarkeit: Die ursprüngliche Datei darf nicht nachträglich verändert werden
- Vollständigkeit: Jede Rechnung muss vollständig erhalten bleiben – inkl. eingebetteter XML
- Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen protokolliert werden
- Maschinelle Auswertbarkeit: Daten müssen für die Finanzverwaltung lesbar bleiben
- Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
Originalformat erhalten
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung muss die gesamte PDF-Datei archiviert werden – nicht nur das XML oder nur das Sichtformat. Der Empfänger darf die XML-Daten zwar extrahieren, das Original bleibt aber das hybride Dokument.
Praktische Konsequenz
Eine einfache Ablage im Mailpostfach genügt nicht. Üblicherweise wird ein revisionssicheres Archivsystem (DMS) eingesetzt, das Änderungen verhindert und einen Volltext-Index führt.